Todas las empresas necesitan proteger sus propios datos y los datos proporcionados por otros. Del mismo modo, todos operan bajo obligaciones regulatorias y que deben cumplir. Sin embargo, a menudo es más fácil decirlo que hacerlo y requiere un esfuerzo adicional por parte de los empleados. En comparación con el riesgo de multas, pérdida de reputación y cierre de negocios, las empresas asumen fácilmente los costos y designan personas dedicadas para que se encarguen del proceso de cumplimiento.
Pero, ¿y si hubiera una manera de incorporar controles de cumplimiento en el trabajo diario? ¿Qué pasaría si fuera posible hacer que el personal sea más productivo y reducir el riesgo de incumplimiento al mismo tiempo? En este post exploramos cómo con inversiones específicas en soluciones de gestión de documentos e información inteligente de vanguardia, las empresas pueden mejorar enormemente el proceso de cumplimiento.
Optimiza el cumplimiento
El primer paso para tomar el control de los riesgos de cumplimiento implica la visibilidad. Ninguna información comercial debe residir fuera de los sistemas de información proporcionados por la organización, y todo acceso debe seguir políticas definidas. Hacer que eso suceda requiere la consolidación de la información en un solo depósito o la implementación de un enfoque federado en todos los sistemas.
En la gestión patrimonial, por ejemplo, los asesores invierten los fondos de sus clientes de acuerdo con un plan acordado mutuamente. Antes de que se puedan hacer dichos planes, se deben completar las evaluaciones de idoneidad y riesgo. Y antes de cualquier transacción, se debe registrar evidencia escrita del consentimiento del cliente. Para garantizar el cumplimiento, toda esta información debe estar fácilmente disponible en caso de una queja del cliente o una auditoría.
Automatización de procesos de datos y cumplimiento
El segundo paso hacia la productividad viene a través de la automatización. Todo lo que puedas automatizar debes hacerlo para minimizar el riesgo de error humano y simplificar el trabajo. Cualquier cosa que no se pueda colocar en una plantilla, completar automáticamente o verificar en nombre del empleado mejora la productividad. ¿Por qué confiar en la memoria humana y dejar una importante acción de cumplimiento al ocupado trabajador del conocimiento si se puede manejar automáticamente?
Ejemplo: las empresas de contabilidad, impuestos y auditoría deben realizar una serie de comprobaciones antes de aceptar un nuevo cliente o un nuevo trabajo. ¿Hemos hecho negocios con este individuo antes? ¿Tenemos evidencia de su estatus y autoridad en la empresa cliente? ¿Algo de lo que hemos hecho o estamos haciendo está en conflicto con esta nueva oportunidad? Por lo general, estos controles se pueden simplificar hasta el punto en que solo los casos poco claros quedan para que las personas los resuelvan, ahorrando tiempo en la mayoría de los casos y creando consistencia en la ejecución de este proceso.
Integración de controles en el trabajo diario
El último paso consiste en incorporar controles de cumplimiento en una parte integral del trabajo diario. Al vincular datos y documentos directamente con los procesos comerciales, es posible garantizar el cumplimiento de todo tipo de controles, ya sea que se originen en leyes y reglamentos, estándares, requisitos del cliente o políticas internas de la empresa.
Considera a un consultor ocupado que acaba de ganar un nuevo contrato por diseñar una nueva estrategia de comercialización para un cliente en crecimiento. Dado que el departamento vecino trabaja para un competidor, es especialmente importante que todo el conocimiento de este caso permanezca dentro de una burbuja de confidencialidad.
En lugar de procedimientos manuales y específicos del caso, el nombre del cliente se puede codificar automáticamente y todo el acceso a la información del cliente se restringe automáticamente solo al equipo de negociación. De esta manera, el equipo puede simplemente concentrarse en su trabajo y permitir que el sistema subyacente maneje el cumplimiento.
La gestión del cumplimiento puede ser extremadamente complicada, pero un hecho es simple: al seguir estos tres pasos, las empresas pueden garantizar el cumplimiento de todas las normas y leyes aplicables sin comprometer la productividad de los empleados.
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M-Files para la gestión de cumplimiento
Como se indicó, M-Files está diseñado para guiar la información a lo largo de tu ciclo de vida con flujos de trabajo de la manera más eficiente posible. Esos flujos de trabajo notifican a todas las partes interesadas clave cuando un documento ha llegado al final de su vida útil, lo que les permite hacer algo rápidamente al respecto.
Además, M-Files guardará automáticamente los documentos que deben conservarse debido al cumplimiento normativo y mucho, mucho más. Todo esto asegura no solo que tu política de gobierno de la información se ejecute y administre de la manera correcta, también libera la mayor cantidad posible de tu valioso tiempo para que pueda concentrarse en aquellas tareas que realmente generan ingresos para tu negocio.
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