La implementación de la automatización robótica de procesos (RPA) requiere de una estrategia sólida, que evitará fallas y pérdidas en la inversión. Esta estrategia requiere de la colaboración de toda la empresa y un análisis de los procesos de nuestra que podemos automatizar y cuales no. En este artículo analizaremos algunos factores que te ayudaran a implementar de manera exitosa los proyectos de RPA.
Los viejos tiempos en los que los empleados luchaban con tareas mundanas y repetitivas se han ido, ahora que la automatización robótica de procesos se hace cargo de la forma en que operan las empresas. Hoy, el enfoque es maximizar la productividad con el mínimo esfuerzo humano requerido. Especialmente en los procesos más propensos a errores y que requieren más tiempo, invertir en RPA se ha convertido en una necesidad.
Las empresas se han dado cuenta de la necesidad de eliminar todas las formas heredadas de operaciones intensivas en mano de obra y están presionando aún más para automatizar su sistema. Situaciones graves como la pandemia o las frecuentes huelgas laborales han aumentado la demanda de automatización. La necesidad de embarcarse rápidamente en el camino de la transformación digital a veces puede ser un arma de doble filo.
RPA es, sin duda, el camino a seguir en el futuro como un ajuste excelente para todos los procesos tediosos y repetitivos. Sin embargo, los sistemas RPA no solucionarán un proceso que esté fundamentalmente roto o que no se comprenda por completo. Se trata de un mecanismo de análisis de necesidades básico y sólido que es imprescindible para evitar todos los pasos en falso que pueden llevar al fracaso de un proyecto de RPA.
Predecir, preparar y acomodar rápidamente todas las excepciones y variantes es otro factor crucial para evitar el fracaso de los proyectos de RPA. La búsqueda de procesos predecibles basados en reglas que ocurren repetidamente puede simplificar las operaciones comerciales al reemplazarlos todos con cautela con RPA. Es fundamental que las empresas se den cuenta de que los procesos dinámicos que no siguen un procedimiento predecible son la peor opción para RPA.
Cuatro factores principales por lo que fracasan los proyectos de RPA.
Identificación y planificación de fallas
Invertir en los lugares equivocados es el mayor problema, ya que algunos procesos nunca pueden automatizarse. Dichos procesos necesitan predominantemente un toque humano para analizar e implementar las decisiones caso por caso. La dinámica del entorno es esencial para predecir los problemas asociados con la implementación de RPA.
Los seres humanos manejan mejor todas las tareas que requieren creatividad, lluvia de ideas, innovación e interacción con el mundo físico. La implementación de una herramienta de automatización del flujo de trabajo puede ayudar en los pasos repetitivos de un proceso, pero aún así, la participación humana en la habilidad y la toma de decisiones será imprescindible.
Para asegurar el éxito de la implementación de RPA, las empresas deben reconocer el hecho de que a nadie le gusta trabajar en tareas mundanas o repetitivas. Identificar los beneficios relacionados con el negocio es fundamental antes de elegir el proceso que requiere automatización e implementarlo en todo el proceso. Es necesario un enfoque sólido para la implementación de RPA, centrándose en la disponibilidad del entorno, del robot, la seguridad, el grado de participación humana, etc. Esto garantizará la viabilidad de la adopción de RPA y evitará el uso innecesario de recursos.
Perderse las pruebas
La implementación de RPA implica algunas decisiones financieras y operativas en lo que respecta a los requisitos comerciales y RPA. Esto requiere pruebas detalladas, que incluyan tantos escenarios negativos como sea posible. La implementación de RPA cambia la antigua forma de las operaciones comerciales, por lo que para desarrollar la confianza en sus áreas de beneficios clave, los entornos de prueba no se pueden perder.
En la fase de prueba, los usuarios pueden mapear los beneficios con precisión con los requisitos y expectativas del negocio para explorar todos los resultados “físicos” entregados por el bot y solicitar cambios cosméticos si es necesario. Por lo tanto, los desarrolladores deben verificar detalladamente con los usuarios su satisfacción con los resultados de las pruebas, junto con el esfuerzo por incorporar los cambios sugeridos.
Las pruebas nunca deben limitarse a la etapa previa a la implementación, sino que deben desempeñar un papel crucial en la mejora continua de los procesos. Después de que se haya implementado el robot RPA, el monitoreo constante asegurará que ejecuten la estrategia tal como se activó. Si los bots no logran igualar los resultados esperados de los KPI, deben ser reelaborados para asegurar la efectividad y maximizar la productividad.
Falta de ‘cultura de digitalización’
La transformación digital es un proceso de larga duración que debe estar respaldado por un cambio de mentalidad que incorpore la ‘cultura de la digitalización’ en toda la organización. Antes de invertir en cualquier herramienta de automatización o RPA, el personal de la organización debe estar seguro de su necesidad. Además, ¡deberían encontrar la financiación justificada!
La razón para adquirir RPA deben ir más allá del factor ‘no hay razón para no hacerlo’. Para asegurar la implementación exitosa de RPA, las personas de toda la jerarquía de la organización deben estar completamente convencidas de su necesidad y urgencia, junto con los beneficios que RPA traerá para facilitarles la vida. Sin la participación de las personas adecuadas y responsables, los proyectos de RPA se paralizarán rápidamente. Antes de participar en tales proyectos de implementación de RPA, se recomienda pensar detenidamente en todos los bloqueadores potenciales y cómo construir la ‘cultura de digitalización’ para superar cualquier temor relacionado con la adopción de RPA.
Además, debe haber una alineación perfecta entre todas las partes interesadas para evitar el las fallas en RPA. Las implicaciones políticas no pueden subestimarse, ya que son el verdadero eje de la alineación de RPA con los objetivos y el éxito comerciales.
Expectativas comerciales poco realistas
RPA es una herramienta impulsada por la tecnología para facilitar los esfuerzos humanos y no para erradicar la participación humana por completo. Cualquier tecnología para tener éxito necesita supervisión humana, pericia, experiencia y una participación completa. La RPA específicamente para tener éxito nunca debe tratarse como la solución “a la cual recurrir” para todos los problemas comerciales. Sacar la ‘inteligencia humana’ de la ecuación detendrá el éxito de la solución de automatización de procesos robóticos.
Antes de juzgar el KPI esperado para el éxito de la automatización, las métricas para medir los resultados deben estar justificadas y bien pensadas. En palabras simples, los objetivos deben ser alcanzables y justos. Recuerda, los destornilladores no pueden clavar un clavo. Los robots no pueden ser humanos; simplemente, están diseñados para simplificar los esfuerzos humanos.
Conclusión
Ahora que se han revelado los principales escollos de la falla de la RPA, las empresas deben ser estrictas y críticas con cada uno de ellos. Se trata de sopesar intrincadamente los costos con los beneficios comerciales, pero el lado positivo es: adoptar una visión futurista hacia el éxito a largo plazo.
Tomarse el tiempo necesario para decidir “por qué” y “cómo” implementar RPA aumentará la probabilidad de éxito. La decisión de adopción de RPA debe estar impulsada por las eficiencias desbloqueadas por la solución RPA, medidas frente al costo de implementación y mantenimiento.
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Consulta la información original en inglés.
