Requisitos para iniciar tu automatización de documentos

Guía para iniciar la automatización de documentos en 4 pasos

HIXSA

13 diciembre, 2023

La automatización de documentos es una de las tecnologías digitales que siguen en aumento, actualmente existen un enrome variedad de herramientas y prometen mejorar nuestro negocio, sin embargo ¿Tu negocio esta listo para mejorar?  A continuación, te ofrecemos algunos consejos sobre cómo prepararse y aprovechar al máximo la automatización de documentos y, por extensión, las eficiencias que se pueden absorber de ella.

5 pasos para la automatización de documentos

1. Actualiza tus plantillas de documentos

Cuando las personas piensan en la automatización de documentos, probablemente piensa en el documento generado instantáneamente que aparece como resultado de unas pocas pulsaciones de teclas y clics en un cuestionario. En lo que probablemente no piensan es en cómo se llega a ese punto. Desafortunadamente, hay algunas cosas menos interesantes que se deben hacer en preparación, incluida la actualización de las plantillas.

Es probable que esto incluya cambios de redacción basados ​​en estándares de mercado, cambios regulatorios o cambios legislativos que hayan ocurrido desde la última actualización. También es probable que incluya revisión, cambios de formato y creación de coherencia en todas sus plantillas. La automatización funciona según el principio “garbage in, garbage out”. Por lo tanto, cualquier plantilla que se utilice debe ser correcta, ya que se reproducirá a partir de la misma plantilla muchas veces. Un error tipográfico flagrante se reproducirá muchas veces si se automatiza.

2. Consolida tus datos

Es probable que con el paso del tiempo se crearan variaciones de una plantilla, una para todas las ocasiones. Es probable que tengan una redacción muy similar, pero más enfocada a un tipo particular de cliente o sector. Cuando revises tus plantillas, es posible que desees considerar si alguna de esas variaciones ya no es necesaria y si puede consolidar alguna para prepararte para la automatización. Estas plantillas revisadas se utilizarán más adelante como base para una posterior automatización.

3. Políticas de Automatización de Documentos

En una firma legal, por ejemplo, la respuesta probablemente sea un abogado. Diríamos que este no es siempre el caso. Hay dos formas en que la automatización de documentos puede ayudar a una función jurídica empresarial o a un bufete de abogados en particular. La primera es que los abogados senior pueden transmitir a los abogados junior la capacidad de crear primeros borradores de acuerdos, liberándolos de tener que redactar y también reduciendo la cantidad de tiempo necesario para su aprobación.

La segunda forma es más relevante para las empresas que para los despachos de abogados. Los asesores internos pueden brindar acceso a plantillas para que los usuarios comerciales puedan crear documentos por sí mismos. El grado de confianza que un departamento jurídico confía en sus usuarios empresariales puede depender de si reciben el documento al final o si es necesario pasar por el Departamento Legal para su aprobación.

La consideración gira en torno al proceso de redacción de documentos legales y si se puede lograr la eficiencia al permitir que otros redacten con la ayuda de la tecnología. Desde la perspectiva de la gestión, se puede permitir una mayor capacidad dentro del equipo.

4. Considera el tiempo de adaptación

Implementar la automatización documental es un proyecto que requerirá algún cambio dentro de la empresa. Para aquellos que ya utilizan la automatización de documentos, el cambio es lograr que las personas aprendan a utilizar una nueva aplicación.

En cualquier organización, hay diferentes tipos de usuarios, desde aquellos que están ansiosos por empezar a utilizar un nuevo software hasta aquellos que son completamente reacios al cambio. Es mejor contar con un plan sobre cómo persuadir a las personas para que adopten una nueva herramienta de automatización de documentos. ¿Cómo conseguir que quienes se resisten al cambio adopten la nueva herramienta? ¿Cómo asegurar que la gente adopte y utilice la herramienta?

Las plataformas de automatización de documentos como M-Files Ment ofrecen una funcionalidad superior de cara al cliente que permite una captura de datos más sencilla y la capacidad de ofrecer plantillas en las suscripciones. Este tipo de funcionalidad requiere un cambio en el proceso establecido o en la forma de hacer las cosas y, por lo tanto, es otro ejemplo de una situación en la que se requiere un plan de cambio para maximizar el potencial.

Requisitos para la automatización de documentos

Ahora que las plantillas estén lo más preparadas posible para la automatización (y que has considerado algunos de los aspectos de la implementación relacionados con las personas y los procesos), el siguiente paso es determinar los requisitos para la automatización de documentos. ¿Cómo puede la automatización de documentos optimizar en última instancia las eficiencias que se logró con las personas y los procesos?

Es posible que también se necesite considerar los requisitos de integración. Si durante la revisión de los procesos se observa que los empleados tomaban información de una aplicación y la volvían a escribir en otra, es posible que se busque evitarlo en el futuro con integraciones. Los ejemplos incluyen integraciones con CRM, sistemas de gestión de documentos, SSO y aplicaciones de firma electrónica.

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Siguiente paso M-Files Ment

Una vez que se completaron los preparativos, es momento para salir al mercado y ver cómo las empresas de automatización de documentos se enfrentan a los requisitos. Se tiene que tomar esto en cuenta al momento de realizar demostraciones. Hay que comparar cada uno con los requisitos y por costo. Además, considera quién necesitará implementarlo y quién deberá mantenerlo, y evalúa también los costos de ello.

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Consulta la información original inglés.

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