Las organizaciones modernas están inundadas de información, y utilizar el capital intelectual de una organización y las experiencias acumuladas en algo accionable para los negocios se ha convertido en un desafío en la era de la información.
Es una ventaja competitiva reconocida convertir depósitos de datos desorganizados en bóvedas de información eficientes, de fácil acceso y que permiten realizar búsquedas. Debido a que las organizaciones luchan con formas efectivas y eficientes de acumular y aprovechar su capital intelectual, los trabajadores del conocimiento han perdido oportunidades para tomar decisiones comerciales oportunas e informadas que se habrían beneficiado de los conocimientos del cliente y del mercado que proporciona la Gestión del conocimiento.
En este artículo revisamos el concepto de Gestión del Conocimiento, la importancia de aprender de los errores y cómo aprovechar el capital intelectual.
¿Qué es la Gestión del Conocimiento?
Como concepto, la gestión del conocimiento o Knowledge Management se trata de equipar a los empleados individuales con el conocimiento colectivo de la empresa para que las personas puedan aprovechar el trabajo anterior en toda la organización en beneficio en el presente y en el futuro. En esencia, institucionaliza el conocimiento interno para permitir que su fuerza laboral aprenda y utilice los activos principales que ya ha creado.
A medida que pasa el tiempo, una gran parte del conocimiento que crea una organización se basa en la colaboración, ya sea que se derive de ideas compartidas entre colegas o conocimientos adquiridos de las interacciones con clientes o proveedores. Capturar estas lecciones aprendidas durante los intercambios diarios es clave para convertir el conocimiento en algo que pueda codificarse en procesos, verificarse y utilizarse para el beneficio del resto de la empresa a largo plazo.
Las organizaciones que buscan institucionalizar la captura de conocimiento pueden recurrir a plataformas de administración de información que facilitan la reutilización de la información recopilada, que ofrezcan herramientas cómo plantillas de búsqueda útiles para ubicar, etiquetar y organizar cada activo interno para que pueda ser usados de manera constructiva y eficiente siempre que sea necesario.
¿Por qué es importante la gestión del conocimiento?
Vivimos en la era de la información, donde en sí misma actúa como una moneda poderosa que una organización puede aprovechar como capital intelectual en el mercado. Las organizaciones que pueden capturar, administrar y aprovechar su capital intelectual de manera efectiva ganarán más negocios, entregarán valor al cliente de manera más eficiente y superarán a su competencia.
En términos reales, eso significa que las organizaciones que realizan bien la gestión del conocimiento son menos vulnerables a perder experiencia en la materia con el paso del tiempo debido a la pérdida de activos o la rotación de personal. Y los empleados se liberan de la monotonía de las búsquedas de información ineficientes que, según las investigaciones, consumen hasta el 30% del tiempo de un trabajador del conocimiento.
La conclusión aquí es que cuando los empleados dedican menos tiempo a buscar los conocimientos que necesitan, tendrán más tiempo para producir iniciativas de valor agregado y estar atentos a las descripciones de sus puestos reales.
Gestión del conocimiento y gestión de activos
Una lucha demasiado común para las organizaciones ha sido hacer un seguimiento de los activos existentes relevantes que pueden ganar nuevos acuerdos o ayudar con proyectos actualmente en trámite. Mientras que las organizaciones que adoptan la gestión del conocimiento pueden etiquetar correctamente los documentos con metadatos y se han beneficiado al colocar la información en un contexto que facilita su reutilización de manera relevante.
Además, al compilar el conocimiento en un banco acumulado, las organizaciones pueden codificar las lecciones que aprenden a lo largo de los años en listas de verificación y procesos que ayudan a garantizar que los errores del pasado no se repitan.
Las Tendencias globales de capital humano de Deloitte de 2020 revelaron que el 75% de los encuestados priorizó “crear y preservar el conocimiento” como una estrategia importante para su negocio en el futuro inmediato, sin embargo, solo el 9% de esos mismos encuestados afirmaron estar equipados con los medios para extraerlos.
Contar con el equipo correcto
Poseer una plataforma que aplica, guía y automatiza los pasos necesarios para la captura y reutilización del conocimiento garantiza que las organizaciones puedan utilizar la gestión del conocimiento de la manera correcta, de forma que pueda abordar las preocupaciones sobre la redacción de información confidencial del cliente de personas no autorizadas para ver ciertas cosas mediante la implementación de flujos de trabajo automatizados que ayudan a garantizar un proceso de seguridad de la información impecable con revisiones, aprobaciones y publicaciones.
La gestión del conocimiento también puede optimizar las organizaciones con revisiones periódicas de los activos para ayudar a mantener las versiones más actualizadas, archivar todo lo que esté obsoleto o aplicar nuevas etiquetas a medida que evoluciona la terminología interna.
Todo esto apunta a la realidad de que, a medida que el panorama empresarial continúa evolucionando, aprovechar el conocimiento dentro de una organización ahora es una prioridad y ya no es simplemente un lujo “agradable”. Los que no están pensando en adoptar la Gestión del Conocimiento ya están atrasados.
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¿Cómo puede ayudar M-Files a marcar la diferencia?
El objetivo final de la gestión del conocimiento es realmente preparar a tu organización para el futuro codificando tu conocimiento institucional y evitando que se repitan los errores del pasado. Porque en su nivel más básico, la gestión del conocimiento se trata de permitir que el conocimiento se archive y se reutilice como un activo.
Bien hecha, la gestión del conocimiento significa evitar tener que reinventar la rueda al permitir que todos los empleados recurran a los activos acumulados, mejoren los flujos de trabajo y se vuelvan más competentes en lo que hacen, independientemente de su nivel de experiencia.
Cuando M-Files entra en la ecuación como la única fuente para todos los datos empresariales, la tarea de gestión del conocimiento se vuelve mucho más fácil. M-Files es una plataforma de gestión de información basada en metadatos que fue diseñada para abordar los desafíos comunes de gestión del conocimiento con herramientas que automatizan los procesos relacionados con la captura, codificación y reutilización del conocimiento que se puede aprovechar para el negocio una y otra vez.
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