En los últimos años, los servicios de contenido se han clasificado en dos categorías: transaccionales o colaborativos. El contenido transaccional, como su nombre indica, se relaciona directamente con el contenido de gestión de casos con el que las empresas trabajan a diario. El contenido colaborativo, por otro lado, tiene que ver con todos esos documentos relacionados con el proyecto que las personas están rastreando para hacer su trabajo activamente. En este blog analizaremos una tercer categoría de servicios de contenido y nuestros consejos para gestionar cada uno con las herramientas adecuadas.
En el pasado, ambos se habrían manejado mediante un sistema de gestión de contenido empresarial, también conocido como ECM para abreviar. Desafortunadamente, esto había llevado a las personas a intentar dividir sus flujos de trabajo en función de las tecnologías que ayudan a resolver los problemas de contenido. En realidad, las cosas serían mucho más productivas si los esfuerzos se dividieran en función del tipo de contenido con el que estaban trabajando.
Tipos de servicio de contenido empresarial
A continuación vamos a plantear las características de cada tipo de contenido:
1. Contenido colaborativo: los componentes básicos.
Como se dijo, el primer tipo principal de contenido con el que trabajan la mayoría de las empresas tiene que ver con el contenido colaborativo. Es decir, el tipo de contenido que existe en los tipos de sistemas que las personas usan para trabajar de manera más eficiente entre sí en proyectos. Entre los ejemplos de estos sistemas se incluyen, Slack, Teams e incluso la colaboración por correo electrónico de la “vieja escuela”, entre otros.
El propósito de estos sistemas es claro: optimizar la forma en que las personas trabajan juntas.
El problema es que, especialmente en la vertiginosa era moderna que estamos viviendo, el contenido colaborativo es el tipo que tiene más probabilidades de “perderse” con el tiempo. Las personas colaboran en tantos documentos diferentes en tantos sistemas que las organizaciones no tienen realmente una idea de lo que tienen, y mucho menos de dónde se encuentran.
Su contenido colaborativo está creciendo más rápido de lo que creen y, junto con la falta de almacenamiento eficiente y categorización efectiva, significa que la mayoría de las empresas pronto se quedan con una gran cantidad de contenido y sin una forma real de darle sentido a todo.
3. Contenido de archivo: leído = antiguo.
Esto conduce directamente al siguiente tipo de contenido más común: contenido de archivo. Esto se refiere a aquellos documentos u otros materiales que pueden no tener una necesidad urgente a corto plazo, pero de los que las empresas aún no quieren deshacerse.
Por lo general, el contenido de archivo es el que se ha retirado de una solución de ECM o el que se ha obtenido de archivos compartidos, soluciones colaborativas y otras áreas en las que las personas simplemente se sobrecargan con el contenido.
Para administrar con éxito un sistema de archivo, las personas deben poder identificar y categorizar el contenido, todo para que puedan determinar cuándo es mejor deshacerse de él permanentemente. Las herramientas de clasificación automática de metadatos son esenciales para ese fin, ya que no solo ayudan a clasificar los datos de alta calidad de sus contrapartes de baja calidad, sino que también pueden ayudar a eliminar el contenido duplicado y resolver otros desafíos.
3. Contenido transaccional: la nueva era.
Finalmente, llegamos a la idea de contenido transaccional: es decir, servicios de contenido que están diseñados para admitir todos estos diferentes sistemas de contenido. Soluciones como M-Files reúnen lo mejor de CRM, ERP e incluso sistemas de administración de casos personalizados, todo de una manera que rompe los silos de datos y asegura que las empresas tengan una visibilidad completa de la empresa en todo momento.
El principal beneficio aquí es que los empleados pueden trabajar dentro de un solo sistema y tener acceso a todos los datos críticos que necesitan, independientemente de dónde se encuentren. No solo mantiene el beneficio de permitir que las personas trabajen mejor juntas, sino que pueden hacerlo de forma remota desde, literalmente, cualquier dispositivo en la Tierra con una conexión activa a Internet. Aquí, los datos se almacenan externamente desde el momento de su creación, lo que significa que el acceso en cualquier momento y lugar a información clave y otros documentos importantes es casi una conclusión olvidada.
Al final, es importante comprender las opciones al elegir los servicios y soluciones de contenido adecuados para satisfacer las necesidades cambiantes del negocio. Cuando se ejecuta correctamente, la mayoría de los empleados no deberían interactuar directamente con los servicios de contenido. No deberían tener que usar siete sistemas diferentes solo para trabajar en un solo archivo.
Deben tener acceso a un solo punto que les brinde todo lo que necesitan para interactuar con su contenido y realizar negocios, todo mientras se mantienen sincronizados con el resto de la empresa. Es por eso que las soluciones como M-Files son tan esenciales: contribuyen en gran medida a garantizar precisamente eso.
M-Files combina la facilidad de uso y una rica funcionalidad para todo tipo de organizaciones en diversas industrias. Accede al contenido desde múltiples repositorios de datos sin tener que migrar nada a M-Files y, con inteligencia artificial, los documentos críticos del negocio se descubren y etiquetan con metadatos automáticamente. Consulta a nuestro equipo de expertos para encontrar la solución de gestión documental que mejor se adecue a las necesidades de tu negocio.
Consulta la información original en inglés.
