Por un lado, la retención de documentos es una de esas tareas que parece bastante sencilla. Dependiendo de tu industria, estás sujeto a ciertos requisitos de cumplimiento que dictan cómo se puede crear y compartir la información, cómo se debe almacenar digitalmente y durante cuánto tiempo se debe mantener en el futuro.
Sin embargo, al mismo tiempo, todo esto se vuelve exponencialmente más difícil si se tiene en cuenta que el gran volumen de documentos que genera tu empresa (sin mencionar la urgencia de las exigencias reglamentarias) crece constantemente. Es por eso que un proceso de gestión de documentos sólido como una roca ya no es una recomendación, sino un requisito.
Por supuesto, llegar a ese punto es mucho más fácil decirlo que hacerlo. Muchos CIO tienen dificultades con las políticas de retención de documentos porque no cuentan con la aceptación de sus usuarios finales. Asimismo, suelen tener dificultades para gestionar la tecnología que hace posible estas políticas.
Mejores prácticas para la retención de documentos
Pero afortunadamente, no se pierde toda esperanza. Siguiendo solo algunas de las mejores prácticas clave, podrás crear la política de retención de documentos que necesitas.
Ajuste fino de tu política
Con mucho, el paso más importante que debes tomar para crear tu política de retención de documentos consiste en asegurarte de que obtener la correcta desde el principio.
Esto significa definir adecuadamente, no solo qué es un documento, sino a qué se refiere ese término en todos sus diversos tipos. ¿Estás hablando de registros electrónicos o en papel? ¿Estás hablando de registros históricos o transitorios? Todas estas son preguntas que debes responder antes de que pueda desarrollar tu política.
Del mismo modo, debes indicar claramente quién es la autoridad de retención pertinente para los tipos de documentos más utilizados con los que estás tratando y qué función específica realizan. Especifica siempre durante cuánto tiempo se retienen los tipos restantes de documentos y deja en claro qué miembros del personal tienen el acceso adecuado de lectura, escritura y edición.
Finalmente, indica claramente por qué la retención es necesaria en primer lugar. Si necesitas implementar una política de retención de documentos debido a HIPAA, por ejemplo, esos requisitos cambian todo el tiempo, por lo que tu política deberá revisarse periódicamente para asegurar que permanezca actualizada.
Gestión de todas las partes
Mientras tanto, deberás equilibrar todos los intereses de las partes interesadas, incluidos tus usuarios finales, tu departamento legal y el equipo de TI. Hay una línea muy fina entre las necesidades de almacenamiento de tus usuarios finales y tus pautas de retención, por ejemplo. Cada actor clave tendrá problemas específicos que deseará abordar con esta política, por lo que es necesario practicar una comunicación sólida antes y durante las fases de desarrollo. Trata de dar el mismo peso a todas tus necesidades para garantizar la máxima aceptación más adelante.
Esto es a largo plazo
Del mismo modo, debes reconocer que las políticas de retención de documentos tienen que ver con cubrir los requisitos durante un largo período de tiempo. Esto significa que probablemente llegará el día en que los documentos almacenados en formato electrónico deban actualizarse o pasar de una plataforma a otra. Por eso, el equipo de TI a cargo de tu política de retención de documentos debe mantenerse informado sobre cualquier innovación tecnológica que obligaría a tomar una decisión comercial sobre si esos documentos retenidos deben transferirse a una nueva plataforma.
Hacer que esa política funcione
Finalmente, debes comprender que una política de retención de documentos es mucho más que simplemente evitar obstáculos legales. Si alguna vez tienes un desacuerdo con un proveedor sobre las tarifas que se pagarán si se cumplen ciertas condiciones, por ejemplo, será más fácil probar tu versión del argumento si ha estado reteniendo todos los correos electrónicos ejecutivos.
Esta es otra de las principales razones por las que una política de retención de documentos de calidad es tan importante: también puede ayudar a proporcionar una ventaja estratégica necesaria.
Al final, comprenda que desarrollar una política de retención de documentos nunca es algo que “haces una vez y se olvida”. Es probable que los tipos de regulaciones a las que estás sujeto cambien con el tiempo, lo que significa que tu política debe ser lo suficientemente fluida para cambiar junto con ellas. Del mismo modo, es probable que tus necesidades comerciales evolucionen y todas las políticas, incluidas las relacionadas con la retención de documentos, deberán poder hacer lo mismo.
Pero siempre que sigas las mejores prácticas descritas anteriormente, tendrás todo lo que necesita para desarrollar el tipo de política holística de retención de documentos que funcione para ti.
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Consulta la información original en inglés.
