A pesar de la evolución de las transacciones comerciales hacia nuevas tecnologías, la NOM 151 establece directrices que deben seguirse para conservar mensajes de datos y digitalizar documentos. No obstante, muchas empresas aún tienen preguntas sobre cómo utilizar las firmas electrónicas en sus procesos y cómo estas se relacionan con esta normativa. En este post resolvemos las dudas más comunes sobre la NOM 151 y cómo se relaciona con las firmas electrónicas.
¿Qué es la NOM 151?
El Código de Comercio requiere que las empresas mantengan un sistema de contabilidad adecuado, archiven comprobantes originales de sus operaciones y conserven documentación relacionada con sus negocios. La NOM 151 es la regulación que establece las características que deben cumplir las constancias de conservación de mensajes de datos al firmar documentos electrónicos. También define los elementos necesarios para la digitalización de documentos físicos. En otras palabras, la NOM 151 establece las pautas para la conservación de archivos electrónicos.
La normativa se aplica a documentos como cartas, telegramas y mensajes de datos que contienen contratos, acuerdos y compromisos que generan derechos y obligaciones. Además, la NOM 151 permite el uso de medios electrónicos para cumplir con estos requisitos, siempre que se cumplan las pautas de la norma y se garantice la integridad de la información.
¿Por qué se creó la NOM 151?
La NOM 151 surgió en 2002 con el propósito de regularizar el proceso de digitalización de documentos en empresas mexicanas, así como la contabilidad y las actividades comerciales. Su objetivo es garantizar la conservación de mensajes de datos y la digitalización de documentos con plena integridad, brindando mayor confiabilidad a los procesos. La norma se actualizó en 2017 para abordar la regulación de firmas digitales y la emisión de constancias de conversión.
¿Cómo funciona con las firmas electrónicas?
La normativa es aplicable a las empresas que llevan a cabo la digitalización de documentos y la conservación de mensajes de datos, especialmente en actos de comercio relacionados con sus actividades. Esto afecta áreas como la contabilidad y los libros de actas, así como sectores financieros y bancarios.
¿Cuándo es un mensaje de datos confiable?
Según el Código de Comercio, un mensaje de datos se considera íntegro si ha permanecido completo e inalterado, independientemente de los cambios en el medio que lo contiene debido a procesos de comunicación, archivo o presentación. La confiabilidad se evalúa de acuerdo con los fines para los que se generó la información y las circunstancias relevantes.
Constancia de conservación de mensajes de datos
La NOM 151 describe una constancia de conservación de mensajes de datos como una serie de sellos digitales emitidos por un Prestador de Servicios de Certificación (PSC). Estos sellos permiten verificar la fecha y hora de firma del documento electrónico y acreditan la integridad del documento desde el momento de la generación de los sellos. Esto verifica que el documento no haya sido modificado después de la firma.
Digitalización de documentos y firmas electrónicas
Este proceso debe ser llevado a cabo por un PSC, cuyo objetivo principal es garantizar que el documento digital sea idéntico al contenido original y certificar su integridad. El resultado es un mensaje de datos que refleja visualmente el documento original en formato físico, y este mensaje incluye sellos digitales que certifican la fidelidad al original y la falta de modificaciones durante la digitalización.
Los requisitos mínimos para los mensajes de datos resultantes de las digitalizaciones incluyen la conformidad con un método de migración específico y la solicitud de una constancia de conservación de mensajes de datos. Además, se deben mantener ciertos estándares de calidad, incluyendo la integridad y la fidelidad con los documentos físicos originales.
La NOM 151 brinda beneficios significativos para las empresas, como la protección y seguridad de las transacciones electrónicas, la reducción de costos y la liberación de espacio debido a la eliminación del almacenamiento físico, la garantía de fechas ciertas en contratos privados y un almacenamiento electrónico certificado y duradero.
En cuanto a las firmas electrónicas, la norma busca asegurar que los documentos con este tipo de firma y digitalizados no fueran alterados después. Es importante destacar que la firma y la conservación de datos ocurren en momentos separados, lo que permite que se complementen entre sí.
El proceso de las firmas electrónicas
En relación con lo anterior, hay muchas evidencias de que las firmas electrónicas se convierten en un elemento esencial para que los procesos de las empresas puedan garantizar la integridad de los documentos celebrados electrónicamente, de forma similar a la que establece la NOM 151. Por ejemplo:
Almacenar documentos y datos en la nube
Beneficio.
El software de firma electrónica almacena los documentos y presenta un certificado de la transacción. La documentación se puede buscar de forma sencilla.
Los datos están protegidos bajo múltiples capas de seguridad
Beneficio.
Asegurar que se conserva la integridad de la información. Es decir, los datos no se pueden cambiar después de su celebración.
Presentar evidencias de la veracidad de la transacción
Beneficio.
Proveer informaciones como la fecha y hora de firma del documento electrónico, además de otros tipos de autenticaciones. Cada transacción contiene su propio hash o algoritmo de autenticación.
En resumen
Por lo tanto, las empresas que han adoptado firmas electrónicas pueden tener la confianza de que sus contratos electrónicos permanecerán sin alteraciones cuando se celebran de forma digital, ya sea en el contexto de transacciones comerciales, para la conservación de datos en la firma o para la conversión de documentos que originalmente existían en formato físico a formato electrónico.
No hay necesidad de demorar la implementación de firmas electrónicas. Su eficacia y seguridad están comprobadas, lo que permite a las empresas simplificar sus procesos y garantizar la integridad de los documentos.
Además, el cumplimiento de la NOM 151 conlleva numerosos beneficios para las empresas y resalta las ventajas de las firmas electrónicas en comparación con las firmas manuscritas y los documentos en formato físico.
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M-Files Ment para garantizar el cumplimiento de las normativas
El cumplimiento de las normas requiere de revisiones continuas para evitar pasar errores por alto. Estas tareas actualmente son realizadas por personas, lo que los hacer propensos a errores manuales y retrasos de tiempo. Cumplir la normativa NOM-151 se necesita de una gestión de procesos precisa para actualizar las políticas de las empresas y asegurarse que todos los documentos con firma electrónica cumplan la normativa.
En este sentido existen herramientas como M-Files Ment, un sistema de automatización de documentos. M-Files es una herramienta que garantiza el cumplimiento normativo al automatizar la revisión de documentos, además, cuenta con una biblioteca cláusulas, que permite el almacenamiento de textos de uso común para garantizar un cumplimiento robusto y seguro.
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