Por qué es importante la gestión de flujos de trabajo

HIXSA

14 octubre, 2021

Independientemente del tipo de organización que estés ejecutando o incluso de la industria en la que estés operando, todas las empresas están en su mejor momento cuando están organizadas y son eficientes en partes iguales. Esta es la razón por la que tus procesos comerciales son, en última instancia, una de las partes más importantes de tu operación diaria: ayudan a potenciar la sostenibilidad, fomentan el crecimiento y facilitan la obtención de nuevos niveles de eficiencia, todo al mismo tiempo. En este artículo hablaremos sobre lo importante que son los flujos de trabajo para tu empresa y las consecuencias de no tomarlos en cuenta.

Pero al mismo tiempo, demasiadas empresas todavía luchan con sus esfuerzos de transformación digital. Parte de esto tiene que ver con la falta de comprensión de cuán críticos son estos flujos de trabajo para empezar. Eso, en esencia, es la razón por la que la gestión del flujo de trabajo es tan importante. No solo ayuda en la eficiencia operativa, sino que también ayuda a crear un nivel muy necesario de responsabilidad en todos los departamentos que le brindará un buen servicio antes, durante y después de que se complete tu transformación digital.

El arte de los flujos de trabajo: descomponer las cosas

Para comprender mejor cuán crucial es la administración del flujo de trabajo, primero debes aprender todo lo posible sobre los flujos de trabajo en sí.

En esencia, un flujo de trabajo es un sistema de tareas que, cuando se toman en conjunto, constituyen algún tipo de proceso comercial dentro de tu empresa. Son una serie de pasos que se llevan a cabo en una secuencia particular, y cada uno depende del paso anterior.

Los flujos de trabajo están en todas partes del mundo empresarial. Toma tu proceso de contratación, por ejemplo. Para postularse para un puesto dentro de tu empresa, un solicitante debe:

1. Completar un formulario digital.

2. Envía su solicitud.

3. A continuación, se debe recibir esa solicitud

4. Luego se envía a un gerente de contratación para su revisión.

5. Aprobar o negar, según las circunstancias.

6. Después se notifica al candidato si ha conseguido o no una entrevista.

Puedes pensar que el proceso de contratación es tan simple como “alguien envía su solicitud y luego se realiza una entrevista en una fecha posterior”, pero como puedes ver, es un poco más complicado. Cada paso de la cadena es importante y todos deben ocurrir en un orden muy preciso para que se lleve a cabo la acción final.

El poder de la gestión del flujo de trabajo

La gestión del flujo de trabajo, por asociación, se convierte en la clave para mantener la máxima eficiencia durante procesos como el descrito anteriormente. La gestión del flujo de trabajo se asegura de que cada paso sea tanto A) importante como B) esté sucediendo en el momento adecuado en la secuencia necesaria de eventos. También significa que se notifica a todas las partes cuando se toma una acción, todo para que puedan desempeñar su papel particular.

En un sentido más amplio, la gestión del flujo de trabajo ayuda a garantizar que haya una acción claramente definida tanto al final como al principio del proceso. Y lo que es más importante, también se asegura de que el flujo de trabajo en sí sea fácilmente repetible, lo que es particularmente esencial para las tareas que deben completarse con resultados consistentes de forma regular.

Todo esto también subraya la importancia de implementar una solución de gestión del flujo de trabajo dentro de tu empresa. No solo te permite implementar la automatización del flujo de trabajo para liberar el valioso tiempo de tus empleados humanos para que puedan enfocarse en asuntos más importantes, sino que también ofrece características como informes de procesos que brindan un mayor nivel de transparencia a tus operaciones.

La solución de gestión de flujo de trabajo adecuada puede, literalmente, ahorrar horas del tiempo de tu personal al implementar flujos de trabajo basados en reglas que automatizan tareas sencillas como enviar cambios en los documentos o cambiar el nombre de los archivos. También puede ayudar a optimizar los flujos de trabajo que normalmente consumen muchos recursos, como la gestión de contratos, el procesamiento de facturas y la gestión de registros.

Pero cuando consideras que también es una forma viable de impulsar la productividad del personal y simplificar la gestión de procesos en todos los ámbitos mediante informes sobre cada paso en cada flujo de trabajo, es fácil ver por qué este tipo de herramienta se ha vuelto invaluable para tantas organizaciones.

Al final del día, uno debe reconocer que los flujos de trabajo son uno de los muchos elementos cruciales de cualquier negocio exitoso y de alto funcionamiento que opere en la era digital. Al aprovechar las mejores prácticas de gestión del flujo de trabajo y con la herramienta de gestión del flujo de trabajo adecuada a tu lado, estarás en condiciones de hacer más que solo ahorrar tiempo y reducir costos mediante la automatización. También ahorrarás recursos y aumentará drásticamente la eficiencia en todos los departamentos, lo que puede ser el beneficio más importante de todos.

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Consulta la información original en inglés.