Qué es el reconocimiento óptico de caracteres OCR

Reconocimiento Óptico de Caracteres (OCR) ¿qué es? y ¿por qué es importante para mi negocio?

HIXSA

24 enero, 2023

El reconocimiento óptico de caracteres esta encontrando su lugar en el mundo empresarial como una de las innovaciones con mayor utilidad. No importa la industria en la que te desarrolles, todas las empresas tiene que lidiar con los datos no estructurados, ya que la información que no tiene ningún modelo predefinido para su almacenamiento o su gestión. Por lo regular, los documentos están diseñados en papel y no solo le cuestan a las empresas metros cuadrados de almacenamiento, también dinero en presupuestos y tiempo. Entonces, ¿qué es y cómo puede ayudarnos el reconocimiento óptico de caracteres? En este post nos damos a a la tarea de responder esta y otras preguntas respecto a los beneficios de OCR para los proximos meses.

Uno de los mayores problemas con los que se enfrentan la mayoría de las organizaciones en estos días tiene menos que ver con el gran volumen de datos con los que trabajan a diario y se trata más de la cantidad de datos no estructurados.

Los datos no estructurados, como sugiere el término, son la información que no tiene algún tipo de modelo predefinido o que no está organizada de ninguna manera predeterminada. Por lo general, esta información tiene mucho texto y contiene no solo fechas y números, también otras piezas de información crítica. Los datos no estructurados también pueden venir en forma de texto en un documento escaneado o algún otro tipo de imagen fotografiada.

Eso, en esencia, es para lo que está diseñado el reconocimiento óptico de caracteres (también conocido como OCR). Es un proceso tecnológico que en realidad puede convertir las imágenes  con texto en texto, números y otros caracteres procesables, para que puedan ser editados, almacenados y gestinados de forma digital.

¿Qué es el reconocimiento óptico de caracteres (OCR)?

Hay dos razones por las cuales es OCR es tan importante, la principal es porque ayuda a eliminar los tipos de tareas de entrada manual de datos que consumen demasiado tiempo valioso de los empleados. La segunda son los beneficios que se obtienen al capturar información crítica de una manera que hace más fácil obtener valor bruto del avance.

Por lo general, el proceso es así:

  1. Primero, escaneo de documentos (o fotografiados) en algún tipo de formato electrónico.
  2. Se aplica el Reconocimiento Óptico de Caracteres.
  3. El texto contenido se almacena como etiquetas de metadatos que se pueden buscar.
  4. Se pueden usar para iniciar flujos de trabajo y mejores procesos de soporte en todos los ámbitos.

De hecho, el reconocimiento óptico de caracteres está diseñado para eliminar la necesidad de ingresar datos manualmente al reconocer automáticamente caracteres como letras, números y símbolos. Luego, esa información se puede trabajar fácilmente en una plataforma digital. Incluso se puede almacenar en una plataforma de administración de información inteligente como M-Files, lo que aumenta drásticamente la facilidad con la que se puede buscar y recuperar esa información.

Beneficios de OCR

El reconocimiento óptico de caracteres nos permite acceder a una amplia gama de beneficios diferentes que las organizaciones de todas las formas y tamaños pueden aprovechar. Además de mejorar la forma en la que buscamos información, OCR también está en el corazón de muchos procesos de desarrollo como el aprendizaje automático.

Aprendizaje automático

Como ejemplo la gestión de documentos. El aprendizaje automático es un componente crítico aquí porque ayuda a eliminar las tareas manuales que son redundantes y consumen mucho tiempo, liberando así la mayor cantidad de tiempo para que los empleados puedan concentrarse en los asuntos que realmente necesitan mayor atención.

Además del reconocimiento inteligente de caracteres para la escritura a mano, OCR (cuando se combina con el aprendizaje automático) puede ayudar a mejorar el análisis, el reconocimiento de objetos y más. Incluso puede convertirse en la piedra angular de una política de protección de la privacidad de datos, ya que si se sabe exactamente con qué información se está trabajando y dónde se almacena, puedes restringir mejor el acceso a la información y ocultar de agentes maliciosos.

Reconocimiento óptico de caracteres y la transformación digital

El reconocimiento óptico de caracteres está incluso en el corazón de muchos esfuerzos de transformación digital para las empresas. Recuerda que la primera parte de cualquier transformación digital exitosa implica la digitalización de todos esos documentos en papel con los que estás trabajando para poder almacenarlos correctamente, y ponerlos a disposición de todos los que en la organización los necesitan para hacer su trabajo.

Con la solución de OCR adecuada a su lado, puede hacer esto digitalizando cosas como notas de reuniones, agendas, cartas, registros de clientes e incluso fotografías. En ese momento, todo puede insertarse en su sistema de administración de contenido digital para que pueda moverse libremente en su empresa según sea necesario.

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Resumen

Pero al final, el beneficio real es que el reconocimiento óptico de caracteres es el primer paso para iniciar proyectos de automatización de flujo de trabajo más grandes dentro de una empresa. Para ser justos, muchas de las tareas manuales de las que son responsables los empleados pueden ser importantes, pero también consumen demasiado tiempo y dejan abierta la puerta a problemas como el error humano.

Con la automatización del flujo de trabajo, no hay por qué lidiar con ninguno de estos efectos secundarios. Los procesos en sí mismos se completan más rápido, de manera más eficiente y precisa que nunca, todo mediante pasos que también son fácilmente repetibles. Por lo tanto, no solo obtienes consistencia garantizada, sino que tus empleados ahora pueden concentrarse en aquellos asuntos que realmente generan ingresos para el negocio, lo que muy bien puede ser el beneficio más importante de todos.

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